Az állásfoglalás alapjául szolgáló ügy:

1998. április 22-én a Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Hivatal (NEKH), akkori elnöke, dr. Hegyesiné Orsós Éva asszony arról tájékoztatta a nemzeti és etnikai kisebbségi jogok országgyűlési biztosát és az adatvédelmi biztost, hogy a Józsefvárosi Roma Önkormányzat cigány származásról szóló "Igazolás"-okat ad ki. A fényképpel és az önkormányzat pecsétjével ellátott "Igazolás"-ok tartalma a következő volt:

A kisebbségi biztos május 3-án, míg az adatvédelmi biztos május 8-án tájékoztatta álláspontjáról a kérelmezőt.

A NEKH új vezetése, valamint az ügyben érintett kisebbségi önkormányzat kérésére a biztosok ezúton közös állásfoglalást adnak ki az ügyről.

A vonatkozó jogszabályi rendelkezések:

Az Alkotmány 68. § (2) bekezdésében foglalt deklarációval összhangban – miszerint "a Magyar Köztársaság védelemben részesíti a nemzeti és etnikai kisebbségeket" – a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (Avtv.) szerint különleges, tehát különösen védendő személyes adatnak minősülnek a faji eredetre, a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra vonatkozó adatok.

A különleges adatok megszerzéséhez, kezeléséhez törvényi felhatalmazásra, illetőleg az érintett írásbeli hozzájárulására van szükség.

A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény (Nektv.) nem teszi lehetővé a nemzeti vagy etnikai kisebbségekhez tartozó személyek nyilvántartását, viszont – az egyéni kisebbségi jogok körében – kimondja, hogy "valamely nemzeti, etnikai csoporthoz, kisebbséghez való tartozás vállalása és kinyilvánítása az egyén kizárólagos és elidegeníthetetlen joga".

A kisebbséghez tartozás igazolásának elvi lehetőségei:

Álláspontunk szerint valamely kisebbséghez tartozás kinyilvánításának közhitelű igazolására hatályos jogunk két elvi lehetőséget kínál.

Nem ütközik jogszabályba, ha valamely személy élve a Nektv. 7. § (1) bekezdésében biztosított szabad identitásválasztási, illetve kinyilvánítási jogával, írásban vagy írásba foglalható módon erről bárki előtt önkéntesen nyilatkozik.

Az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény (Ae.) 50. §-a alapján a közigazgatási szerv (a jegyző, illetőleg a polgármesteri hivatal által kijelölt ügyintézője) tény, állapot vagy egyéb adat igazolására hatósági bizonyítványt köteles kiadni. A hatósági bizonyítványt az erre irányuló kérelem előterjesztésétől számított 8 napon belül írásban kell kiadni, illetőleg az ügyfél által benyújtott iratot – jelen esetben a kisebbséghez tartozásra vonatkozó nyilatkozatot – záradékkal lehet ellátni. A hatósági bizonyítvány természetesen ebben az esetben csak azt tartalmazhatja, hogy az ügyfél élve a Nektv. 7. § (1) bekezdésében foglalt jogával, arról nyilatkozott, hogy ő valamely nemzeti vagy etnikai kisebbséghez tartozik.

A közigazgatási szerv hatósági bizonyítványt főszabályként jogszabály előírása alapján adhat ki, illetőleg akkor, ha a kiadás szükségességét az ügyfél valószínűsíti. A szükségesség értékelése természetesen szubjektív mérlegelést tesz lehetővé, és az indokok viszonylag széles skálája képzelhető el. (Ilyen eset lehet pl. egy olyan pályázatra való jelentkezés, ahol a kisebbséghez való kötődést vagy tartozást előnyként vagy kizárólagos feltételként fogalmazzák meg, állhat a kérelem mögött családi ok, és természetesen egy olyan feltevés is, hogy valamely állam a kisebbséghez tartozást a letelepedési engedély vagy menekülti státusz megadásának, illetve elismerésének mérlegelése körében pozitív körülményként veszi figyelembe.)

A hatósági bizonyítvány kiadását akkor lehet megtagadni, ha az jogszabályba ütközik, az igazoltatni kívánt adat más okirattal bizonyítható, illetőleg ha az ügyfél a bizonyítvány felhasználását, célját nem tudja megindokolni, vagy valótlan adat igazolását kéri.

Mivel a szóban forgó esetben a hatósági bizonyítvány tartalma az ügyfél törvényi felhatalmazáson alapuló, szuverén nyilatkozata, azt nem lehet jogellenesnek tekinteni, és az sem képzelhető el, hogy az adat valótlansága alapján a kérés megtagadható lenne, hiszen a kisebbséghez való tartozás vállalását a hatóság nem kérdőjelezheti meg.

Amennyiben az ügyfél nem tudja valószínűsíteni a hatósági bizonyítvány kiadásának szükségességét, vagy az ügyfél által előadott indokot a közigazgatási szerv nem fogadja el, a hatósági bizonyítvány kiadásának a megtagadásáról az Áe. 49. § (3) bekezdése alapján formális határozatot kell hozni, amely ellen az Áe. 62. § (1) bekezdése alapján az illetékes közigazgatási hivatalhoz fellebbezés terjeszthető elő. Amennyiben az ügyfél a hatósági bizonyítványt a másodfokú döntés alapján sem kapja meg, az Áe. 72. §-ában biztosított lehetőséggel élve kérheti a közigazgatási határozat bírósági felülvizsgálatát is.

A fenti eljárás alternatíváját képezheti az, hogy a kisebbséghez tartozását igazoltatni kívánó személy a Nektv. 7. § (1) bekezdése szerinti nyilatkozatát a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (Kötv.) 120. § c) pontja alapján a közjegyző előtt teszi meg, amely a nyilatkozatot (a végintézkedéshez hasonlóan) közokiratba foglalja, és igazolja, hogy az előtte megjelent, és a személyi adatait megfelelően igazolt fél a származását szabad elhatározásából, a törvénynek megfelelő módon nyilvánította ki.

Mind a közigazgatási szerv eljárásában, mind a közjegyző eljárásában megvalósítható az Avtv. 3. § (2) bekezdés a) pontjában foglalt – a különleges adatok kezelésére vonatkozó – írásbeli hozzájárulás feltétele. Az írásbeli hozzájárulást az ügyfél által személyesen írott kérelem alapján megadottnak kell tekintetni, illetőleg azzal is elérhető az írásbeli hozzájárulás feltételének a megteremtése, ha az eljáró közigazgatási szerv a kérelmet és a nyilatkozatot jegyzőkönyvbe veszi, és azt az ügyfél aláírja.

A közigazgatási szervek által kiállított dokumentumok kezelése során jelentkező adatkezelési kérdések

A közigazgatási szerv által kiadott hatósági bizonyítvány esetében a polgármesteri hivatalokra irányadó ügyviteli szabályok szerint a kiadott dokumentumból másolati példány marad a hatóságnál, amelyet először az irattárban őriznek, majd az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendeletben meghatározott módon döntenek selejtezésükről.

Az egyéb, nem hatóság által készített tanúsítványok, igazolások esetében nincs akadálya annak, hogy azok egy példányban készüljenek, azonban ha a kiadott dokumentumokról nem készül nyilvántartás, azok valódisága, eredetisége nem ellenőrizhető és felmerül az esetleges hamisítások lehetősége is.

Ajánlások:

Bármiféle "Származásigazolás" kiadása álláspontunk szerint ellentétes az Avtv. és a Nektv. rendelkezéseivel. Hatósági igazolás nemzetiségi és etnikai származásról nem szólhat, ugyanis ilyen tényről semmiféle állami szervnek nem lehet hivatalos tudomása, nyilvántartása. Az ilyen tartalmú igazolás azt a látszatot kelti, hogy a kibocsátója rendelkezik az igazolásban foglalt tényállítás alapjául szolgáló dokumentációval, nyilvántartással. A Nektv. és az Áe. rendelkezései szerint a kisebbségi önkormányzat nem hatóság, ezért nem jogosult kiadni valamely tény vagy állapot igazolásáról hatósági bizonyítványt.

Az etnikai hovatartozás kinyilvánítása, az erről szóló dokumentum kiállítása a következő esetekben lehet jogszerű:

Budapest, 1998. október 19.

Dr. Kaltenbach Jenő Dr. Majtényi László

(317/K/1998)