Az Egységes Munkaügyi Nyilvántartó Rendszer létrehozásának törvényi feltételeit az egyes törvényeknek az Egységes Munkaügyi Nyilvántartás létrehozásával összefüggő módosításáról 2003. évi XCIV. törvény  teremtette meg. A nyilvántartás törvényben nevesített céljai:

–         naprakész foglalkoztatási nyilvántartás létrehozása, a munkaügyi ellenőrzés hatékonyabbá tétele, az ellenőrző hatóságok feladatainak hatékonyabb támogatása érdekében,

–         munkavállalók jogbiztonságának növelése, munkaviszonyukkal kapcsolatos információs önrendelkezési jog érvényesítése,

–         az európai közösségi jog alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez szükséges feltételek megteremtése.

Érdemes végiggondolni, hogy ezekre a célokra mennyiben indokolt egy központi nyilvántartást létrehozni, és vizsgálandó, hogy a nyilvántartott adatok vajon mennyiben szolgálják, illetve szolgálhatják ezeket a célokat.

A törvény 2004. május 1-től kezdődően kötelező adatszolgáltatást ír elő minden munkáltató számára a munkaviszonyok létesítésének és megszűntetésének bejelentésére vonatkozóan. A rendszer működtetése a Foglalkoztatási Hivatal szervezetében működő, erre a célra létrehozandó szervezet, az Egységes Munkaügyi Nyilvántartó Központ feladata. A nyilvántartás ügyfeleivel történő kapcsolattartásban és ügyintézésben részt vesznek az Állami Foglalkoztatási Szolgálat (ÁFSZ) munkaügyi központjai és kirendeltségei. A telefonos ügyfélszolgálati (call-center) tevékenységet az üzleti szférából kiválasztott szolgáltató látja majd el. A várhatóan évente több százezres darabszámban kiállítandó igazolások és egyéb postai küldemények tömeges nyomtatását és postai ügyintézését szintén külső szolgáltató fogja végezni.

A nyilvántartás induló adatai az ONYF-nél nyilvántartott 2002. és 2003. évre vonatkozó adatokból származnak. Az EMMA napi működése során a bejelentett adatok ellenőrzése érdekében kapcsolatba kerül az OEP, az Igazságügyi Minisztérium, a Belügyminisztérium és a Foglalkoztatási Hivatal nyilvántartó rendszereivel.

A rendszer folyamatai a következők:

1. Bejelentés

A munkáltató a munkaviszony létesítését a munkavégzés megkezdését megelőzően, a munkaviszony megszűnését a munkaviszony megszűnését követő 1 munkanapon belül bejelenti. A bejelentés államigazgatási eljárás.

A beérkezett bejelentések adatait az EMMA ellenőrzi, mielőtt azok bekerülnének az adatbázisba. Az ellenőrzés során a bejelentő munkáltatót azonosító adatok helyességét az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs és Cégnyilvántartási Szolgálata által üzemeltetett közhiteles cégnyilvántartásban tárolt adatok ellenében ellenőrzik, magánszemély (egyéni vállalkozó) munkáltató esetében a Belügyminisztérium Egyéni Vállalkozói Igazolványok (EVIG) nyilvántartásában és a lakcímnyilvántartásban. A munkavállalóra azonosító adatainak és a TAJ szám helyességének ellenőrzése az OEP TAJ-adatbázisában tárolt adatok ellenében történik meg. Az EMMA által átadott azonosító adatok helyességét a TAJ-adatbázis megerősíti, illetve eltérés esetén a meg nem felelés tényéről értesíti a rendszert.

A rendszer az ellenőrzött és rendben lévőnek talált adatokat beírja az EMMA adatbázisába. Az ellenőrzött adatok felvitelével egyidejűleg megtörténik a munkaviszonyra vonatkozó bejelentésben szereplő, kizárólag személyhez nem kötött formában statisztikai célokra felhasználható adatelemek leválasztása.

A rendszer a sikeres nyilvántartásba vételről igazolást nyomtat. Az igazolásokat postán kapják meg a bejelentők.

2. Lekérdezés

Az EMMA által tárolt adatok lekérdezésének több fő típusát különböztetjük meg a lekérdezést kezdeményező személye és a lekérdezés célja szerint.

a) A munkáltatók és munkavállalók lekérdezései

Az EMMA rendszerben szereplő munkáltatók és munkavállalók saját adataikra, illetve azok felhasználására vonatkozóan lekérdezést kezdeményezhetnek. A munkaadók és munkavállalók lekérdezésük révén ellenőrizhetik a róluk nyilvántartott adatok helyességét és ezzel kapcsolatban megtehetik esetleges módosítási, javítási kéréseiket. Külön erre irányuló kérésükre a munkáltatók és a munkavállalók tájékoztatást kapnak az EMMA rendszertől arra vonatkozóan, hogy a róluk tárolt adatokat a törvényben erre felhatalmazott szervezetek lekérdezték-e.

b) A munkaügyi ellenőrök lekérdezései

A munkaügyi ellenőrök tevékenységük hatékony végzését támogatandó az egyes munkaadók helyszíni vizsgálatát megelőzően lekérdezik az ellenőrzés által érintett munkáltató adott telephelyén bejelentett munkaviszonyok adatait. Az ellenőrzés hatékonyságának fokozása érdekében az esetlegesen a helyszínen talált eltérések hatékony kezelése érdekében az EMMA telefonos ügyfélszolgálata külön bejelentkezési lehetőséget biztosít a munkaügyei ellenőrök részére.

c) Adatigénylések

Az EMMA jogi hátterét megalapozó törvényben felsorolt szervezetek adatigénylést kezdeményezhetnek.

d) Statisztikai célú lekérdezések

Az EMMA rendszerben tárolt adatok statisztikai elemzések, szakmapolitikai vizsgálatok céljára igen értékesek. A belső igények alapján készülhetnek rendszeres és ad hoc kimutatások a FH Statisztikai Osztályának kérésére, vagy külső szervek számára (pl. külföldi munkavállalók statisztikája, foglalkoztatás mérlegszerű elszámolása a munkaviszonyok, munkavállalók, munkaadók száma szerint, stb. ).

Az MNYK adatszolgáltató munkatársa összeállítja a kimutatásokat, és az elkészített anyagokat a Statisztikai Osztálynak adja át, ahol gondoskodnak annak az igénylő részére való megküldéséről.

Az EMMA rendszer valamennyi lekérdezés típus esetében naplózza és tárolja a lekérdezők és a lekérdezések adatait. A naplózott adatok nem tartalmazzák a lekérdezett adatot, csak a lekérdezés tényét és célját.

3. Regisztráció

Az EMMA a rendszert Interneten, illetve a telefonos ügyfélszolgálaton keresztül érdemi ügyintézésre használni kívánó munkaadókat és munkavállalókat PIN-kóddal látja el.

Az EMMA által tárolt adatok köre

A törvény szerint a rendszerben nyilvántartandó alapadatok a következők:

Munkáltató adatai:

–         adószám, adószámmal nem rendelkező magánszemély munkáltató esetében az adóazonosító jel

–         megnevezés

–         telephely címe

–         székhely címe

–         saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód

Munkavállaló adatai:

–         személyi adatok (név, születéskori név, nem, anyja neve, születési helye, dátuma)

–         TAJ szám

–         állampolgárság

–         személyi alapbér

–         munkaidő hossza (teljes munkaidő, részmunkaidő)

–         iskolai végzettség, szakképzettség

–         saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód

Munkaviszony adatai:

–         munkaviszony kezdetének és megszűnésének időpontja

Az EMMA az alapadatok mellett tárolja azokat a kódtáblákat és egyéb származtatott adatokat, amelyek segítségével a törvényben meghatározott funkciók informatikai leképezése megoldható. Ilyenek például a munkáltató TEÁOR szerinti besorolása, illetve a munkavállalókhoz tartozó FEOR adatok.

A rendszerben tárolni kell a munkaadók címének és az illetékes kirendeltségek összerendelését is, hiszen ez alapján tudják a munkáltatót behívni például adategyeztetés céljából. Ezen túlmenően a bejelentéskor opcionálisan megadható a bejelentő neve és címe. A rendszer rögzíti azon munkavállalók lakcímét, akik PIN-kód iránti kérelemmel fordulnak az EMMA rendszerhez.

Az alapadatokon és a kódtáblákon kívül a rendszer a funkcionális működéssel kapcsolatos adatokat is tárol. Erre biztonsági szempontból, illetve a bejelentések visszakövethetőségének szempontjából van szükség. A tárolt adatok a következők:

–         A benyújtott regisztrálási igény adatai (a papíralapú adatokat a felhasználónál működő iktatórendszer iktatja, a rendszerbe csak a rögzített tartalom kerül)

–         Ezen adatok ellenőrzése után a kapcsolódó rendszerek alapján hibalisták készülnek, melyek adatainak egyeztetésére kell az igénylőt felszólítani

–         Az ellenőrzött adatok alapján hozott döntések eredményei (kiadható hozzáférési kód, vagy elutasítás)

–         A regisztráció során az igénylővel végzett teljes kommunikáció élettörténete a szoftverben végzett rögzítések adataival

–         A hatósági kóddal kapcsolatos igénylések adatai

–         A munkaviszonnyal kapcsolatos bejelentések típusa (telefon, Internet, stb.), dátuma, a rögzítő azonosítója, helye

–         A bejelentett adatok

–         A külső adatigénylések adatai (ki, kiről, milyen célból, milyen adatokat kért – de maga a lekért adatállomány nem kerül tárolásra)

Ezeken túlmenően a rendszer tárolja:

–         A munkáltatók által tett bejelentések nyilvántartásába vételéről szóló igazolások nyomtatását és nyilvántartását.

–         A bejelentési kötelezettségnek nem jogszabályban meghatározott feltételeknek megfelelően teljesítő munkáltatót hiánypótlásra, ismételt bejelentésre kötelező felszólításokat.

–         Az EMMA rendszerben szereplő adatok ellenőrzése és szükség esetén pontosítása miatt a munkáltatóknak kiküldött felszólításokat.

–         A rendszerben történt összes lekérdezést, módosítást naplózni kell, beleértve a Call Centeres, ügyfélszolgálatos munkatárs rendszerbeli tevékenységét is.

Forrás: EMMA-tájékoztató